Los últimos años han estado marcados por grandes planes de optimización de costos operativos en las empresas, a menudo asociados con una reducción de los gastos operativos (para 1 de cada 4 empresas). Las funciones de compras se han visto directamente afectadas por estos planes y han tenido que demostrar su eficacia y eficiencia.
Al mismo tiempo, la digitalización y la automatización de los procesos han simplificado las compras y han transformado profundamente la organización y el papel de estas funciones. De tener servicios de compras abrumadores que tratan con presupuestos pequeños, los compradores han ganado eficiencia: son menos en número pero más eficientes, y ahora se centran en presupuestos grandes, convirtiendo las compras de clase B y C en un verdadero desafío.
Las compras de clase B y C en el ojo del huracán
Las compras de clase B y C siguen siendo un desafío para las Direcciones de Compras. A veces calificada como compras no planificadas o compras puntuales, esta categoría de compras no catalogables a menudo se considera poco estratégica. ¡Y sin embargo!
Algunos números para ponerlo en perspectiva:
Las compras de clase C, no recurrentes y no estratégicas, representan el 5 % de los gastos directos pero el 60 % de los volúmenes de pedidos y el 75 % de los proveedores en promedio. Las compras de clase B representan el 20 % de los gastos directos, pero el 32 % de los volúmenes de pedidos y el 21 % de los proveedores.
Estas compras, de poco valor agregado para las compras de clase B (como flotas de vehículos) o que representan una pequeña cantidad para las compras de clase C (como suministros de oficina), pueden representar una fuente real de costos debido a la complejidad de su gestión administrativa y los costos ocultos asociados: una amplia variedad de proveedores, procesos inexistentes o demasiado complejos, conciliaciones de facturas, compras fuera del proceso, seguimiento de entregas, pérdidas y robos...
Estas compras son, por lo tanto, un verdadero motor de reducción de costos que permitiría ganar eficiencia y competitividad. ¿Cómo?
La externalización, la solución
Estas compras de clase B y C se pueden "externalizar" fácilmente con ganancias potenciales significativas en términos de condiciones de compra (negociación, ahorros), productividad (racionalización de procesos y reducción del número de proveedores) y control de gastos (seguimiento de consumos y aplicación sistemática de contratos marco).
Las soluciones de marketplace responden a los desafíos clave planteados por estas categorías de compras. En primer lugar, permiten cubrir tanto las compras catalogables como las no catalogables (prototipos, compras puntuales, servicios intelectuales, etc.).
En segundo lugar, estas soluciones digitales combinan una tecnología innovadora adaptada a las limitaciones de los usuarios. Junto con un equipo de compras y abastecimiento, permiten cubrir todas las solicitudes y liberar tiempo para las funciones de Compras y Finanzas, que pueden concentrarse en compras estratégicas de mayor valor agregado.
Un cambio de paradigma
Durante casi 25 años, las Direcciones de Compras han recurrido en su mayoría a soluciones clásicas de eProcurement, centradas principalmente en la adquisición de productos, lo que les permite reducir costos y aumentar el flujo de proveedores. Pero estas soluciones ya no responden a los desafíos actuales ni a la diversidad de compras realizadas, especialmente porque el 85 % de las empresas consideran que es realmente necesario digitalizar la función de Compras.
La digitalización de nuestros entornos personales implica un verdadero cambio de paradigma en los entornos profesionales. Así, la nueva generación de prescriptores, que ha crecido con soluciones de compras en línea, está llevando estas evoluciones tecnológicas a sus usos profesionales. Ya no entienden por qué las soluciones profesionales son más complejas o menos ergonómicas que sus soluciones personales.
Por lo tanto, dos factores clave deben orientar a las Direcciones de Compras hacia soluciones de marketplace.
El primero, obvio, es financiero. Estas soluciones digitales permiten reducir los costos totales al monitorear las compras puntuales y no catalogables. El segundo se relaciona con la calidad del servicio ofrecido por estas soluciones tipo Amazon. Su flexibilidad y eficiencia garantizan una alta tasa de adhesión de los prescriptores internos y externos.
Probablemente, este sea el enfoque más relevante para entender la implementación de una solución de marketplace: el valor agregado ofrecido a los prescriptores garantiza los beneficios a largo plazo. Al enfocarse en esta calidad de servicio, se generan reducciones de costos: es un enfoque completamente diferente y mucho más relevante.
El eProcurement fue creado por compradores para compradores con el fin de reducir costos. Las marketplaces de eprocurement fueron desarrolladas para los "usuarios finales", para maximizar la experiencia del cliente, satisfacer sus necesidades y, por lo tanto, reducir costos.
Implementación de un marketplace, ¿cómo empezar?
Un proyecto de marketplace se estructura en torno a 3 ejes principales: la administración del marketplace, la gestión de compras y abastecimientos y el control detallado del proyecto.
La administración del marketplace es un paso fundamental. Permite abordar todos los temas relacionados con el funcionamiento mismo del marketplace: incorporación de clientes internos y proveedores, apoyo en la creación de catálogos, garantía de relaciones con proveedores.
El equipo encargado de compras y abastecimiento garantizará que el usuario final siempre encuentre su solicitud en el marketplace, buscando nuevos productos y servicios, negociando y luego integrándolos en la solución. También será responsable del seguimiento de la calidad y, en última instancia, del análisis y control de los datos. Esto es clave, ya que permite lanzar planes de productividad lo más cerca posible de las necesidades de los usuarios.
La gestión del proyecto en sí debe estructurarse en torno a 3 etapas principales: la identificación de todas las compras que se pueden integrar en la herramienta, el lanzamiento de mini-pilotos (con una duración máxima de 6 meses) para validar el concepto en proyectos cortos, y finalmente la integración de un tercero que gestionará tanto la herramienta como el equipo. Este tercero de confianza estará en el centro del dispositivo y garantizará una implementación óptima de la herramienta.
¡Las compras de clase B y C representan una verdadera oportunidad! Pueden ser el motor de un cambio profundo en la organización de las Direcciones de Compras. Además, acompañadas por terceros de confianza, estas Direcciones podrán implementar soluciones digitales innovadoras e incorporar más ampliamente a la empresa en un enfoque que combine la calidad del servicio y la optimización de costos.
